Infos zu neuen Dienstvereinbarungen Arbeitszeit

Die „Dienstvereinbarung über allgemeine Prinzipien der Dienstplangestaltung“ gilt im gesamten Bereich AAB (außer Key Account, AFZ und Integration), PDW, Schulische Bildung, in den ambulanten Bereichen der Assistenz und Pflege, der Medizinisch Therapeutischen Dienste sowie in den Bereichen der Fahrdienste, Haustechnik, Kultur & Freizeit und Backoffice. Die genaue Übersicht finden Sie in der oben verlinkten "Legende der Organisationseinheiten".

Bisher war die Dienstplanung in diesen Bereichen nicht ausreichend geregelt – jetzt wurde sich auf Rahmenbedingungen geeinigt, die dem Tarifvertrag gerecht werden.

Wichtigste Änderungen: Die Möglichkeit der Vorplanung und der so genannte „Ausgleichszeitraum“.

Vorplanung:

Alle Mitarbeitenden können in Abstimmung mit ihren Vorgesetzten familiäre und persönliche Anliegen einbringen, die für die Gestaltung der Dienstpläne relevant sind. Die Dienstpläne werden digital im Vivendi SelfService zur Verfügung gestellt, so dass alle Mitarbeitenden ihre Wünsche bis zum 15. Des Vorvormonats eintragen können. Solange keine betrieblichen Gründe dagegensprechen, sollen diese bei der Planung der Dienste beachtet werden.

Ausgleichszeitraum:

Der Ausgleichszeitraum gilt in allen drei Dienstvereinbarungen und regelt – verkürzt gesagt – den Umgang mit Überstunden. Zweimal im Jahr, am 30.09. und 31.03., müssen die Überstunden auf „Null“ sein.

Vorteile der neuen Regelung: Innerhalb der beiden Ausgleichszeiträume von jeweils 6 Monaten ist keine monatliche Übertragung der Stunden mehr notwendig. Zudem kann die Arbeitszeit flexibel je nach Anforderungen angepasst werden. Der Abbau von Mehrarbeit durch monatliche Auszahlung oder Freizeitausgleich ist ausdrücklich möglich und erwünscht. Plusstunden innerhalb des Ausgleichszeitraums dürfen maximal 75 Stunden; Minusstunden innerhalb des Ausgleichszeitraums dürfen maximal 40 Stunden betragen.

Der Aufbau von Plusstunden und Minusstunden der Mitarbeiter:in wird als Ampelkonto geführt:

Beispiel: Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 39 Stunden pro Woche. In einer Woche werden 45 Stunden gearbeitet, in einer anderen nur 33. Am Ende des Ausgleichszeitraums von 6 Monaten muss im Durchschnitt die 39-Stunden-Woche erreicht worden sein.

Wichtig: Zum Stichtag 30.09. und 31.03. werden Überstunden automatisiert ausgezahlt und auf „Null“ gesetzt.

Diese Regelung dient dem Schutz der Mitarbeitenden. Die Überstunden einzelner Mitarbeitenden sollen nicht ins unermessliche wachsen, und die Möglichkeiten zum Freizeitausgleich werden erweitert.

Achtung: Bislang sind die Neuerungen (Vorplanung und Ausgleichszeiträume) technisch noch nicht umgesetzt. Wir informieren, sobald die technische Umstellung erfolgt ist. Bis dahin wird die Betriebliche Handhabung bis zum 30.09.2025 aufrechterhalten.

Sie finden die gesamte „Dienstvereinbarung über allgemeine Prinzipien der Dienstplangestaltung“ hier:

Die „Dienstvereinbarung zur Regelung der Arbeitszeit durch eine Gleitzeit und Kernarbeitszeit“ gilt in allen Bereichen, in denen die Arbeitszeit nicht durch einen Dienstplan festgelegt ist. Das sind die Bereiche Personal, Rechnungswesen, Controlling, Zentralabteilung, EDV, Immobilienmanagement, Fuhrparkmanagement, Strategischer Einkauf, Haustechnik, Seelsorge, Qualitätssicherung- und Entwicklung, Unternehmenskommunikation und Marketing, sowie Case Management, ICF gestütztes Teilhabemanagement, Key Account, AFZ und Integration. Die genaue Übersicht finden Sie in der oben verlinkten "Legende der Organisationseinheiten".

Wichtigste Änderungen: Die Regelung von Kern- und Gleitzeit (Ausweitung der Gleitzeit) sowie der so genannte „Ausgleichszeitraum“.

Kernarbeitszeit:

montags - donnerstags 9.00 Uhr - 16.00 Uhr

freitags 9.00 Uhr - 13.00 Uhr

In der Kernarbeitszeit müssen die vollzeitbeschäftigten Mitarbeitenden im Dienst sein. Teilzeitbeschäftigte Mitarbeitende müssen die durchschnittlich pro Arbeitstag zu leistende Arbeitszeit in demselben prozentualen Umfang wie bei einem vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter in der Kernarbeitszeit liegen. Zum Beispiel: Wenn eine Vollzeitkraft in der Kernarbeitszeit 90 Prozent arbeitet, muss der Teilzeit-Mitarbeiter auch 90 Prozent in dieser Zeit arbeiten. Diese Regel galt auch schon in der alten „Dienstvereinbarung Mobilzeit“.

Gleitzeit:

montags - donnerstags 7.00 Uhr - 9.00 Uhr und 16.00 Uhr - 18.00 Uhr

freitags 7.00 Uhr - 9.00 Uhr - 13.00 Uhr - 16.00 Uhr

Auf Wunsch des Mitarbeitenden kann die Gleitzeit im Einzelfall auf 16.00 Uhr - 20.00 Uhr festgelegt werden. Diese Ausweitung der Gleitzeit ist neu und stellt eine Ausweitung der bisherigen Regel dar. Bislang endete die Gleitzeit bereits um 18 Uhr. Alle anderen Zeiten sind gleichgeblieben!
Die Gleitzeitregelung ermöglicht somit mehr Selbstbestimmung der Mitarbeitenden, flexiblere Vereinbarkeit von Familien und Freizeit, sowie einen effizienteren Einsatz der Mitarbeitenden je nach Arbeitsaufwand.

Ausgleichszeitraum:

Der Ausgleichszeitraum gilt in allen drei Dienstvereinbarungen und regelt – verkürzt gesagt – den Umgang mit Überstunden. Zweimal im Jahr, am 30.09. und 31.03., müssen die Überstunden auf "Null" sein.

Vorteile der neuen Regelung: Innerhalb der zwei Ausgleichszeiträume von jeweils 6 Monaten ist keine monatliche Übertragung der Stunden mehr notwendig. Zudem kann die Arbeitszeit flexibel je nach Anforderungen angepasst werden. Der Abbau durch monatliche Auszahlung von Mehrarbeit und durch Beantragung von Gleittagen (=Freizeitausgleich) innerhalb der Ausgleichszeiträume ist ausdrücklich möglich und erwünscht. Plusstunden innerhalb des Ausgleichszeitraums dürfen maximal 40 Stunden; Minusstunden innerhalb des Ausgleichszeitraums dürfen maximal 20 Stunden betragen.

Beispiel: Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 39 Stunden pro Woche. In einer Woche werden 45 Stunden gearbeitet, in einer anderen nur 33. Am Ende des Ausgleichszeitraums von 6 Monaten muss im Durchschnitt die 39-Stunden-Woche erreicht worden sein.

Wichtig: Zum Stichtag 30.09. und 31.03. werden Überstunden automatisiert ausgezahlt und auf „Null“ gesetzt.

Diese Regelung dient dem Schutz der Mitarbeitenden. Die Überstunden einzelner Mitarbeitenden sollen nicht ins unermessliche wachsen, und die Möglichkeiten zum Ausgleich werden somit erweitert.

Achtung: Bislang sind die Ausgleichszeiträume technisch noch nicht umgesetzt. Wir informieren, sobald die technische Umstellung erfolgt ist. Bis dahin wird die Betriebliche Handhabung bis zum 30.09.2025 aufrechterhalten.

Sie finden die gesamte "Dienstvereinbarung über allgemeine Prinzipien der Dienstplangestaltung" hier:

Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeitenden im Bereich PDW und Ambulante Dienste, deren Arbeitszeit entsprechend einer Dienstplanung geregelt wird und ist komplett neu.

Bei einer kurzfristigen Dienstübernahme („Einspringen“) mit einer Ankündigungsfrist von weniger als vier Tage erhalten die Mitarbeitenden seit 1.4. eine Zuwendung von 10 Punkten in der Bonus-App „Value“ (1 Punkt = 1€). Die Value App bietet eine Vielzahl an Einkaufsmöglichkeiten und kann zum Beispiel an Tankstellen, in Lebensmittelmärkten, Online-Shops etc. eingesetzt werden.

Auch hier gilt: Sobald die technische Umsetzung erfolgt ist, erhalten Sie eine Info der Personalabteilung. Ihre bis dahin gesammelten Punkte verfallen nicht.

Sie finden die "Dienstvereinbarung über Zuwendungen in Form von Punkten in der Bonus-App Value" hier:

In der Legende der Organisationseinheiten werden die geltenden Dienstvereinbarungen für Ihren Bereich aufgelistet. Die Legende ist auch allen drei Dienstvereinbarungen als Anhang beigefügt.

Ja, Mehrarbeitsstunden können weiterhin in Form der betrieblichen Übung, d.h. auf Wunsch/Antrag der Mitarbeiter:innen und in Absprache mit den Dienstplaner:innen über den Mehrarbeitsbeleg innerhalb des Ausgleichszeitraums ausbezahlt werden.

Im Ausgleichszeitraum können sich die unterschiedlichen Arbeitszeiten ausgleichen, ohne dass sofort Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich notwendig ist. Innerhalb dieses Zeitraums dürfen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit abweichen, solange sie am Ende des Zeitraums wieder ausgeglichen sind.

Der Ausgleichszeitraum zur Berechnung der durchschnittlichen regelmäßigen Arbeitszeit in der Heinrich-Haus gGmbH beträgt 6 Monate. Erster Ausgleichszeitraum 01.04. bis 30.09. eines Kalenderjahres und zweiter Ausgleichszeitraum 01.10. bis 31.03. eines Kalenderjahres.

Wofür wird der Ausgleichszeitraum gebraucht?
Klarer Rahmen für flexible Arbeitszeitgestaltung: Arbeitszeit kann an schwankende Anforderungen angepasst werden (z. B. bei erhöhtem Betreuungsbedarf, Krankheit von Kolleg:innen etc.).

Beispiel:
Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 39 Stunden/Woche (bei einer 100% Stelle). In einer Woche werden 45 Stunden gearbeitet, in einer anderen nur 33. Wenn der Ausgleichszeitraum z. B. 6 Monate beträgt, muss am Ende dieser 6 Monate im Schnitt wieder die 39-Stunden-Woche erreicht worden sein.

Aufgrund der Anzeigepflicht ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Informieren Sie bitte persönlich Ihren direkten Vorgesetzten oder dessen Abwesenheitsvertretung telefonisch, sobald Sie wissen, dass Sie Ihre Arbeit nicht aufnehmen können. Diese Information sollte spätestens morgens zum Arbeitsbeginn erfolgen. Bereits Ihr eigener Entschluss, wegen der Erkrankung nicht zur Arbeit zu erscheinen, löst die Anzeigepflicht aus.

Diese Meldung muss auch erfolgen, wenn der erste Tag der Arbeitsunfähigkeit für Sie kein Arbeitstag ist. Sollten Sie daher z. B. in Teilzeit beschäftigt sein und nicht jeden Tag der Woche arbeiten, so dürfen Sie nicht bis zum Ihrem persönlichen nächsten Arbeitstag mit der Mitteilung warten.

Gesetzlich sind Sie nach § 5 Abs. 1a EFZG verpflichtet, bei einer länger als 3 Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer ärztlich feststellen zu lassen (Feststellungspflicht). Der Arbeitgeber kann verlangen, dass die ärztliche Feststellung bereits ab dem ersten Krankheitstag zu erfolgen hat. Wir als Arbeitgeber haben die Möglichkeit die Arbeitsunfähigkeit (nach Ihrer Anzeige) bei Ihrer Krankenversicherung abzurufen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU). Nach Bestätigung Ihrer Krankenkasse wird Ihnen die tägliche Soll-Arbeitszeit gutgeschrieben.

Krank nach Dienstplan: Im Falle einer Erkrankung an einem geplanten freien Tag „/“ wird die tägliche Soll-Arbeitszeit nicht ausgeglichen. Im Falle eines „Sicheren Frei“ wird die Soll-Arbeitszeit nach Nachweis einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gutgeschrieben.

Krankmeldungen bis zu drei Kalendertagen können mit Hilfe des Zeiterfassungsbeleg nachgewiesen werden. Mit Vorlage des Zeiterfassungsbelegs wird Ihre tägliche Soll-Arbeitszeit gutgeschrieben. (Zeiterfassungskürzel: K3)

Die Verteilung der Arbeitszeit ergibt sich aus den betrieblichen Erfordernissen.
Grundsätzlich können wir als Arbeitgeber die Arbeitszeit im Rahmen unseres Direktionsrechts verteilen, soweit das Direktionsrecht nicht durch Gesetz oder (Einzel- bzw. Kollektiv-)Vertrag eingeschränkt ist.

Grundsätzlich gilt: Arzttermine sind außerhalb der Arbeitszeit bzw. außerhalb der Kernarbeitszeit (bei Dienstplanung außerhalb der geplanten Dienste) zu vereinbaren.

Ist dies aus medizinischen Gründen nicht möglich, benötigen wir eine ärztliche Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass der Termin nicht außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden konnte. Nur dann kann eine entsprechende Zeitgutschrift erfolgen.

Fahrzeiten zum und vom Arzttermin werden ebenfalls berücksichtigt, sofern sie auf der Bescheinigung vermerkt sind. Bitte stimmen Sie sich rechtzeitig mit ihrer Führungskraft ab, um Transparenz und Planungssicherheit sicherzustellen.

Mehrarbeit/Überstunden, die vor dem Inkrafttreten der neuen Dienstvereinbarung entstanden sind, sollen bis zum Stichtag 31.03.2026 möglichst abgebaut werden. Der Dienstgeber hat im gemeinsamen Termin mit der MAV einen ersten sogenannten „0-Linien-Durchlauf“ zu diesem Datum beschlossen. Das bedeutet, dass die kommenden 8 Monate gezielt genutzt werden sollen, um vorhandene Plusstunden in den Blick zu nehmen und durch Freizeitausgleich zu reduzieren. Ziel ist es, bis zum Stichtag möglichst viele dieser Stunden abzubauen.

Wenn Sie an einem genehmigten Gleittag oder einem „sicheren Frei“ krank werden, kann Ihre Arbeitszeit nicht durch einen Zeiterfassungsbeleg (K3) gutgeschrieben werden. Dies gilt auch, wenn die Krankheit nur bis zu drei Kalendertage dauert.

Stattdessen ist in diesem Fall zwingend ein elektronischer Nachweis einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erforderlich, damit die Arbeitszeit angerechnet werden kann.

Normalerweise haben Mitarbeiter:innen nach der Arbeit eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden, bevor sie wieder zur Arbeit erscheinen müssen.

In besonderen Ausnahmefällen kann diese Ruhezeit auf neun Stunden verkürzt werden, wenn es notwendig ist, um den Arbeitsablauf sicherzustellen. Dies muss jedoch im Dienstplanprogramm mit einer Begründung dokumentiert werden. Außerdem darf die verkürzte Ruhezeit nur einmal pro Monat pro Mitarbeiter:in genutzt werden.

Für ein Jahr nach Inkrafttreten der Dienstvereinbarung gilt eine Erprobungsphase:
In dieser Zeit können Mitarbeiter:innen auf eigenen Wunsch beantragen, dass die verkürzte Ruhezeit bis zu dreimal im Monat genutzt wird.

Mitarbeiter:innen können diese Vereinbarung widerrufen, und zwar mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende. Die Vereinbarung und deren Widerruf müssen schriftlich an die Personalabteilung weitergeleitet und im Dienstplanprogramm dokumentiert werden.

Nach der Erprobungsphase: Nach dem Testjahr können Mitarbeiter:innen auf eigenen Wunsch beantragen, die Ruhezeit bis zu zweimal im Monat zu verkürzen. Die Regelungen für den Widerruf bleiben wie in der Erprobungsphase.

Bei Zwölf-Stunden-Schichten darf die Ruhezeit nicht verkürzt werden; die elf Stunden müssen in diesen Fällen immer eingehalten werden.

Die Ruhezeit kann in diesem Fall nicht eingehalten werden. Ruhezeitverstöße im Ist-Plan werden im Dienstplan durch eine Warnung kenntlich gemacht und müssen von den Dienstplaner:innen entsprechend kommentiert werden.

Die Regelungen zur „Verkürzung der Ruhezeit“ beziehen sich in erster Linie auf Planungen im SOLL-Plan. Ruhezeitverstöße im Ist-Plan werden im Dienstplan durch eine Warnung kenntlich gemacht und müssen von den Dienstplaner:innen entsprechend kommentiert werden.

Alle Mitarbeiter:innen haben bis zum 15. des Vorvormonats die Möglichkeit Ihre Wunschdienstplanung abzuschließen. Spätere Eintragungen können im Folgedienstplan nicht mehr von den Dienstplaner:innen berücksichtigt werden. Wunschdienste in der Zukunft können frühzeitig geplant und im persönlichen Wunschdienstplan eingetragen werden.

Im Ausbildungsbereich wird die Arbeitszeit zukünftig über eine Dienstplanung geregelt. Durch Soll-Ist-Abweichungen kann es auch hier zu Mehrarbeitsstunden kommen.

Liegen entsprechende Plusstunden vor, können Mitarbeiter:innen ein sogenanntes „Sicheres-Frei“ über den Vivendi SelfService beantragen. Die Freigabe erfolgt wie auch bei Gleittagen durch die verantwortliche Führungskraft, sofern keine betrieblichen Gründe dagegensprechen.

Brückentage können von den Dienstplaner:innen bereits frühzeitig im Rahmen der Soll-Planung als freie Tage berücksichtigt werden.

Ja, im Rahmen der Wunschdienstplanung können freie Tage frühzeitig abgestimmt und direkt in die SOLL-Dienstplanung übernommen werden.

Alle Mitarbeitenden – einschließlich Auszubildende – haben bis zum 15. des Vorvormonats die Möglichkeit, ihre Wunschdienstplanung einzureichen. Diese Wünsche werden bei der Erstellung des Dienstplans im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten berücksichtigt. Die Wunschdienstplanung erfolgt über Vivendi PEP und steht den Dienstplaner:innen frühzeitig zur Verfügung.

Nein, da es Punkte für Einspringen aus frei gibt. Mehrarbeit soll mit "Sicherem Frei" honoriert werden.

Die Kernarbeitszeit ist der Zeitraum, in dem grundsätzlich die Anwesenheit aller Mitarbeitenden erwartet wird, um eine Erreichbarkeit und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation sicherzustellen. Sie liegt aktuell für Vollzeitkräfte von Montag bis Donnerstag zwischen 09:00 Uhr und 16:00 Uhr sowie freitags zwischen 09:00 Uhr und 13:00 Uhr.

Von der täglichen Arbeitszeit (z. B. 7,8 Stunden) entfallen somit etwa 7 Stunden auf die Kernarbeitszeit – daraus ergibt sich ein theoretischer Gleitspielraum von ca. 0,8 Stunden (48 Minuten). Zusätzlich kommt eine Pause von 30 Minuten hinzu, die flexibel außerhalb der Kernzeit genommen werden kann. Insgesamt kann sich der individuell gestaltbare Rahmen also auf bis zu 1 Stunde und 18 Minuten pro Tag erweitern.

Wichtig: Der tatsächliche Umfang der Gleitzeit kann in Rücksprache mit der jeweiligen Führungskraft flexibel abgestimmt werden – insbesondere, wenn dienstliche Belange, persönliche Bedürfnisse oder organisatorische Besonderheiten dies erforderlich machen.

Grundsätzlich gilt dabei: Während der Servicezeiten (Mo–Do: 09:00–16:00 Uhr, Fr: 09:00–13:00 Uhr) soll in jeder Abteilung mindestens eine Ansprechperson für Leistungsnehmende, Mitarbeitende und Kolleg*innen erreichbar sein. Diese Anforderung dient der Sicherstellung einer durchgängigen Service- und Kommunikationsbereitschaft im Sinne der gemeinsamen Arbeitsorganisation.

Minusstunden werden zum Stichtag grundsätzlich nicht ersatzlos gestrichen, sondern zunächst stehen gelassen, um Mitarbeitenden und Führungskräften einen gewissen Vertrauensspielraum einzuräumen.

Die Kontrolle erfolgt über ein Ampelkonto, das Transparenz über den Stand der Arbeitszeitkonten bietet. Die Verantwortung für den Ausgleich und die Rückführung der Minusstunden liegt bei den Mitarbeitenden selbst in Abstimmung mit der jeweiligen Führungskraft.

Ziel ist es, im Rahmen der gegenseitigen Verantwortung eine eigenverantwortliche Arbeitszeitgestaltung zu ermöglichen – ohne sofortige Sanktionen, aber mit klarer gemeinsamer Zuständigkeit für einen zeitnahen Ausgleich.

Ja, das ist weiterhin möglich. Gleittage können auch kurzfristig im Vivendi SelfService beantragt werden. Die Freigabe erfolgt durch die zuständige Führungskraft.

Voraussetzung ist, dass betriebliche Belange dem nicht entgegenstehen und die Vertretung innerhalb der Abteilung sichergestellt ist. Damit bleibt die nötige Flexibilität für unvorhersehbare private Anliegen auch künftig erhalten.

Aktuell gibt es kein standardisiertes Antragsformular für die Festlegung dieser erweiterten Gleitzeit (16:00–20:00 Uhr).

Wir informieren rechtzeitig über die Formalien zur Beantragung und stellen ein Antragsformular zur Verfügung.

Nein, die genannten Grenzwerte gelten anteilig für Teilzeitbeschäftigte.

Die zulässige Höchstanzahl an Plus- bzw. Minusstunden innerhalb des Ausgleichszeitraums wird entsprechend der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit prozentual angepasst.

Beispiel: Bei einer 50%-Teilzeitstelle (halbe Stelle) entspricht die Obergrenze 20 Plusstunden bzw. 10 Minusstunden.

Ein Arbeitsbeginn vor 7 Uhr ist derzeit nicht vorgesehen. Dies galt bereits unter der vorherigen Dienstvereinbarung zur Mobilzeit, in der ebenfalls kein Arbeitsbeginn vor 7 Uhr geregelt war.